NOTICE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES
Cette notice d’information vous est destinée en tant que personne physique concernée par la collecte et le traitement de vos données personnelles, opérés par la Promotion de Belsunce, dans le cadre de l’utilisation de votre bulletin d’adhésion ou de votre demande d’accès à la partie « membres » du site.
Ce document précise les besoins de la Promotion de Belsunce de collecter des informations et pouvant concerner votre vie privée, mais aussi comment elles seront utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et les droits dont vous disposez.
La promotion de Belsunce estime que la protection de vos données est essentielle pour construire, avec vous, une relation de confiance. Elle veillera au respect de la réglementation et entend assurer une gouvernance responsable de ses fichiers informatiques, ainsi que la plus grande transparence sur le traitement des données qu’elle opère.
Qui sont les personnes dont les données sont collectées ?
Tous les anciens de la Promotion de Belsunce, leurs veuves et éventuellement votre conjoint si vous le souhaitez. Nous traitons les données sur la base du consentement que vous donnez lors de votre adhésion à la Promotion de Belsunce, demandez l’accès à la partie « membres » du site ou lorsque vous nous fournissez des données.
Quelles données personnelles collectons nous ?
Les données personnelles sont :
Pour la gestion des adhésions et le maintien des liens avec des anciens de la promotion de Belsunce :
Nom - Prénom - année de naissance - adresse postale - téléphone Fixe - téléphone portable - adresse email - fonction associative
Pour permettre une meilleure connaissance des carrières de chacun et permettre un lien par rapport à une opération ou une contrée :
Nom, Prénom, Année de naissance, Photographie, Décorations, régiments, séjours, campagnes et CV éventuellement fourni
Pour se reconnaître plus facilement (non encore réalisée)
Photo comportant Nom et Prénom
D’où proviennent-elles ?
Ces données sont saisies manuellement par le webmaster de la Promotion de Belsunce et proviennent de votre bulletin d’adhésion ou d’un email que vous avez envoy.
La photo d’identité peut être fournie par vous et/ou sortie d’un album photo de l’association.
Par l’information que vous fournissez pour la partager
De qu’elle façon concrète sont-elles protégées ?
Identification précise du lieu de stockage
Annuaire :
Les données collectées sont placées dans un fichier Excell déposé dans un répertoire ayant une connexion sécurisée, partagé avec le président, le secrétaire et le webmaster.
Un deuxième annuaire est situé dans un répertoire protégé par un code d’accès individuel sur le site de l’association, il est accessible aux membres de l’association et aux anciens de la promotion de Belsunce qui en ont fait la demande.
Un listing est détenu par le trésorier sur son ordinateur
Fiche individuelle :
Elles sont placées dans l’ordinateur du webmaster dont le réseau interne dispose d’une box Bitdefender garantissant le contrôle d’accès à l’ensemble des objets connectés de son domicile.
Un deuxième jeu des fiches individuelles est situé dans un répertoire protégé par un code d’accès individuel, il est accessible aux membres de l’association et aux anciens de la promotion de Belsunce qui en ont fait la demande.
Trombinoscope (non encore en place)
Les photos sont placées dans l’ordinateur du webmaster dont le réseau interne dispose d’une box Bitdefender garantissant le contrôle d’accès à l’ensemble des objets connectés de son domicile.
Un deuxième jeu des photos est situé dans un répertoire protégé par un code d’accès individuel sur le site de l’association, il est accessible aux membres de l’association et aux anciens de la promotion de Belsunce qui en ont fait la demande.
La sécurité informatique :
Mise à jour des antivirus et logiciels du président, du secrétaire, du trésorier et du webmaster,
Contrôle d’accès : utilisation d’un mot de passe complexe pour l’accès aux ordinateurs contenant les annuaires
Utilisation d’un code d’accès complexe pour l’accès à l’administration du site, de plus le répertoire d’administration du site dispose d’un système de mot de passe complexe supplémentaire.
Vigilance dans la retranscription de vos choix de publication, l’absence de consigne de publication entraînera une non publication de vos informations.
Retransmission de vos informations à des sous-traitant, partenaires ou demandeurs.
Aucune retransmission de vos données personnelles n’est effectuée par la Promotion de Belsunce
Qui a accès à vos données ?
Seul les membres de l‘association ou anciens de la promotion de Belsunce ont accès aux données que vous souhaitez partager par l’intermédiaire du site.
Seul le président, le trésorier, le secrétaire et le Webmaster ont accès aux données personnelles si vous refusez leur diffusion au sein de l’association.
Combien de temps sont conservées vos données ?
Les bulletins d’adhésion papier sont archivées chez le secrétaire.
Toute personne qui quitte l’association volontairement ou le demande aura ses données personnelles numériques effacées sur le site et chez le webmaster.
Décès : Les personnes décédées qui auront souhaité figurer à la rubriques « décédés » auront une page dédiée durant toute l’existence du site de la Promotion de Belsunce et leurs autres données personnelles numériques effacées. Les autres personnes n’ayant pas donnée leur accord pour figurer à la rubrique « décédés » auront toutes leurs données numériques effacées.
Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?
Vous disposez de différents droits sur vos données dans la limites et conditions autorisées par la RPGP :
Accéder à l’ensemble de vos données : vous pouvez obtenir des informations relatives au traitement de vos données ainsi qu’une copie de celles-ci ;
Rectifier, mettre à jour vos données : si vous considérez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander qu’elles soient modifiées à tout moment au cours de votre appartenance à la Promotion de Belsunce.
Effacer : Vous pouvez à tout moment demander d’effacer vos données personnelles du site, votre appartenance à la Promotion de Belsunce nécessitera cependant le maintien des coordonnées personnelles dans l’annuaire du bureau de la Promotion de Belsunce.
Demander une limitation des traitements que nous opérons sur vos données (mise en ligne dans l’annuaire, fiche individuelle, trombinoscope).
Retirer votre consentement à tout moment pour le traitement de vos données
Demander la portabilité de vos données : vous avez le droit de demander de récupérer les données que vous avez fournies.
Vous opposez au traitement de vos données
Introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle en France (www.cnil.fr)
Comment exercer effectivement vos droits ?
La Promotion de Belsunce a désigné un délégué à la protection des données personnelles (DPO), qui veille à ce que le traitement de vos données personnelles mis en œuvre par la Promotion de Belsunce respecte la réglementation applicable. Il est votre interlocuteur privilégié pour répondre favorablement à toute demande de votre part dans un court délai, de quinze jours maximums
Pour le contacter :
DPO PROMO utilisez la rubrique contactdu site ou par voie postale 160 rue des chamois 34400 LUNEL
Comment serez-vous informé des évolutions apportées à cette notice d’information ?
La présente notice peut être amenée à évoluer pour protéger au mieux vos données personnelles. Nous vous tiendrons informé de toute modification significative qui pourrait lui être apportée par le biais du bulletin, des emails, des notes d’information et nous vous inviterons à en prendre connaissance par le biais du site internet http://www.promotion-capitaine-de-belsunce.fr